Intention, Processus et Contenu

Nous sommes souvent confrontés à cet outil de management et de gestion de projet connu : la réunion.

Beaucoup l'utilisent alors pourquoi si peu d'entre nous l'apprécient ?

On les trouve trop longues, avec trop de bla bla. Par moment on ne dit même pas un mot. Et une fois sortis, nous passons à autre chose.

Nous sommes tous d'accord pour se dire que nous devons

• mieux les préparer,

• prendre des notes et

• partager les actions et les compte rendus.

Combien d'entre nous le faisons vraiment ?

Les réunions sont à la fois un moyen de collaboration puissant, et un trou noir d'efficacité du temps, un catalyseur de frustration.

Intention, Processus, Contenu. 

C'est le triptyque qui m'a été enseigné récemment et qui peut s'appliquer à chaque réunion.

• Intention - Pourquoi

  • Pourquoi faire cette réunion ? Quelle est votre intention ?

    • Est-ce qu'il s'agit de définir l'objectif du projet ? De répartir les rôles ? De lancer des idées ? D'informer ?

    • Si l'objectif n'est pas clair alors vous partez avec un désavantage

    • D'ailleurs, êtes-vous bien sûr de l'intention pour laquelle vous souhaitez réunir ces autres personnes ?

• Processus - Comment

  • Comment faire cette réunion ?

    • Vous pouvez aussi bien faire un atelier *brainstorm*, une présentation, de la production, ...

  • On pourrait se dire : quel est le parcours utilisateurs de cette réunion ?

    • Une bonne expérience utilisateur assure de l'efficacité. Il en va de même pour vos réunions.

• Contenu : Quoi

  • Ce que votre réunion produira et qui sera ce à quoi vous vous attendiez, ou pas du tout. C'est ici que l'intelligence collective et le bénéfice de se réunir à plusieurs feront leur effet.

  • Captez-en un maximum, résumez-le, partagez-le.

Facteurs clé de succès

• Préparer vos réunions pour répondre à ces trois points

• Communiquez les trois points aux participants

• Laisser le contenu se créer dans le cadre fixé

• Récapitulez et organisez les actions à suivre