Une série de trois articles pour vous permettre de :

1. Créer un système efficace de gestion des mails

2. Configurer votre boite mail pour coller au système

3. Ajouter des outils pour optimiser le système

Episode 1

Aujourd’hui nous allons commencer par un sujet simple, et qui aura des effets immédiats sur votre efficacité au quotidien.

Si je vous disais que l’on peut :

• ne regarder ses mails que 2 fois par jour

• traiter 100 mails en une demi-heure

• ne jamais utiliser sa souris pour traiter ses mails

Certains me diront que c’est fou. D’autres me diront qu’on s’en fiche.

Mais, pensez un moment au temps que vous passez à traiter des mails tous les jours …

Sans oublier l’angoisse que cela peut procurer lorsque votre boîte de réception ne désemplit pas.

Qu’on le veuille ou non, le mail est un moyen de communication essentiel dans les entreprises, et ce n’est pas prêt de changer.

On y discute, on délègue des tâches, on suit des projets, on notifie, on est notifié, on s’informe…

Sans système approprié il est très facile de faire de nos mails un outil d’inefficacité générant procrastination, angoisse et perte d’information.

Comme tous les outils, Gmail n’est seulement aussi bon que le process que l’on met en place pour le gérer.

Donc même si vous êtes sur une autre application, vous pourrez sans problème y adapter les points évoqués ci-dessous.

Analysez votre système

Le Systems Thinking

Il y a un framework que j’apprécie, c’est le Systems Thinking1.

C’est l’art d’utiliser des flèches (symbolisant des flux) et des rectangles (symbolisant des stocks).

Votre boite mail, c’est un stock (▭), un stock de mails qui sont à traiter — c’est le flux (→). Si vous traitez des mails le stock diminue, et si vous recevez des mails le stock augmente.

C’est la modélisation simple d’une boite mail. Et c’est la même modélisation que celle de votre baignoire.

Et vous avez compris ce qui pose problème dans ce cas :

Dans ce cas, on ne peut rien faire, le stock augmente inexorablement.

Regardez votre application de mail favorite.

Si vous voyez une petite pastille rouge sur indiquant 99+, il y a des chances pour que ce système soit le vôtre.

D’ailleurs, si vous ne faites rien pour améliorer le système vous risquez de tomber dans ce cas de figure, par défaut. Car statistiquement, pour chaque mail envoyé on génère, en général, 1,5 mails de plus.

Mais rassurez-vous, la solution est assez simple :

Décomposez votre stock de mails en différentes catégories qui auront des usages et des actions différents à des moments différents

Créer vos catégories de mails

La version que je vous propose s’inspire du livre Getting things done, et How to be a productivity ninja.

C’est un système de routine et de labelisation que j’utilise depuis presque 4 ans maintenant et qui est d’une efficacité redoutable.

Créez des catégories de mails avec un but précis

Créer différents stocks de mails, pour des usages précis :

• Inbox (défaut), tous les messages non lus

• Starred, tous les messages qui nécessitent plus de 2 minutes de traitement,

• Waiting for, pour tous les mails qui sont en attente d’une action, d’une réponse, d’un déblocage de situation d’une autre personne que vous

• Archivés, pour laisser votre Inbox vide

• Supprimés - tous les mails qui ne me serviront plus jamais

Mettez en place les routines pour chaque catégorie

Au quotidien, vous pouvez alors organiser des routines qui vous permettront de traiter chaque catégorie de mails de façon spécifique :

• Trier tous les mails non lus un par un en 30 minutes

  • si le mail prend moins de 2 minutes à traiter → le traiter

  • si le mail prend plus de 2 minutes

    • et qu’il nécessite une action de votre part → starred

  • si vous attendez une réponse, un retour, une action

    • classer votre mail dans waiting for

• Agir sur l’ensemble ou une partie des mails Starred

• Relancer vos interlocuteurs pour leur rappeler qu’ils ont une action à faire

Avec ces routines vous êtes certains d’avoir des mails

• Classés en fonction des actions que vous devez y mettre

• Actionnables, car chacun aura un objectif précis

Bonus : Vous réduirez considérablement les oublis et les pertes d’informations

Les catégories bonus

• Read / Review : pour tout ce qui ne nécessite pas une action mais plutôt une lecture

  • on peut s’en servir pour de la veille notamment

• Confirmations, pour tous les mails qui confirment une information importante (billets, paiements, inscriptions, …)

• Bacon : pour rassembler l’ensemble des newsletters et des notifications