Il y a presque deux ans, un samedi, je venais de passer une nuit, comme beaucoup d'autres, où je suis rentré tard, après avoir trop bu.

Je n'ai pas bien dormi et je me suis réveillé le lendemain à 11 heures, un peu étourdi.

Je ne me suis levé que pour me préparer le traditionnel petit-déjeuner post-gueule de bois.

Dans ces moments-là, on a besoin de consolation et Netflix apparaît alors comme votre meilleur ami.

C'est là que je suis tombé dans une faille spatio-temporelle. 6 heures plus tard, la fin d'une série : il est 19 heures.

A ce moment précis, je suis frappé par le désespoir. 

Je viens de perdre le plus précieux, je viens de perdre mon temps.

J'appelle ces journées, des journées “trou noir”, absorbant le temps, le désir, la motivation et le sens.

Vous avez probablement connu des journées similaires vous-mêmes.

Conquérir le temps

Ces expériences sont effrayantes car vous pouvez immédiatement mesurer la perte que vous avez subie.

Imaginez ce que vous auriez pu faire pendant toutes ces heures ? 

S'agissait-il de votre meilleure contribution ?

Si vous lisez cet article, vous êtes peut-être un lecteur assidu de livres et d'articles concernant des personnes ayant un impact considérable. 

Des personnes inspirantes, qui sauvent des vies ou contribuent aux grandes causes du monde d'aujourd'hui (climat, éducation, ...).

Lorsque vous mettez en perspective vos 6 heures de binge-watching de cette façon ... la vérité c’est que ça fait un peu mal.

Mon propos n'est pas de faire de l'auto-flagellation, car nous savons que se reposer est important. Le repos est essentiel. 

Ce dont nous parlons ici, c'est d'éviter de se laisser distraire et d'être aspiré dans un trou noir que vous regretterez.

La raison des trous noirs

L'une des raisons pour lesquelles vous êtes attirés dans ces trous noirs est tout simplement que vous n'avez pas décidé rigoureusement ce que vous voulez faire de votre temps.

Vous avez certainement une vision pour vous-mêmes et pour vos objectifs.

Vous avez probablement pris le temps de réfléchir à votre avenir et avez un plan pour atteindre vos objectifs.

Si c'est le cas, félicitations ! Vous avez réussi le plus difficile. Le reste va être un jeu d'enfant pour vous !

Il y a 3 astuces que vous pouvez utiliser pour faire le meilleur usage de votre temps et atteindre vos objectifs :

• Créez des habitudes

• Centralisez vos efforts

• Maîtriser les outils de la vie quotidienne

Créer des habitudes

Notre cerveau a un biais, celui de la paresse. 

Par défaut, votre cerveau va privilégier la voie qui demande le moins d'effort lorsqu’il a une décision à prendre.

On peut se référer au livre de Daniel Kahneman, Thinking fast and slow, qui développe précisément ce point (entre autres).

Ainsi, si vous créez des habitudes, vous réduisez la friction lors de la prise de décision, et donc l’effort qui est nécessaire.

Si vous prenez l'habitude de prendre une douche froide tous les matins pendant 2 minutes, vous n'avez pas besoin de vous motiver pour le faire. Vous le faites tout simplement.

A titre d'exemple, mes habitudes et mes routines ont évolué au fil des années, mais respectent une logique qui est constante : 

• Se lever

• Éveil physique (yoga, étirements ou entraînement)

• Douche

• thé / café

Construire ces habitudes vous évite de devoir lutter contre votre réveil.

Centralisez votre effort

Centraliser votre effort vous permet de limiter la dispersion de votre attention et maximise la concentration que vous investissez sur une tâche.

Il existe une statistique bien connue qui mesure l'impact de la distraction :

Il faut en moyenne 23 minutes pour reprendre une tâche pour laquelle vous avez été interrompus. 

23 minutes pour se remettre dans le bain et revenir au point où vous en étiez avant d'être distrait.

Il s'agit d'une perte importante d'un point de vue personnel, mais si vous la portez à l'échelle d'une entreprise, vous pouvez arriver à des pertes de temps gigantesques.

Votre défi est donc de préserver votre attention, de limiter la dispersion afin de tirer le meilleur parti de votre temps. 

Inutile de tomber dans une vision trop extrémiste de la gestion du temps car les imprévus arrivent toujours.

Et si l'inattendu arrive trop souvent, cela signifie qu'il y a un autre problème sous-jacent à résoudre. Vous pouvez alors utiliser l'analyse des causes racines ou la résolution de problèmes pour le résoudre.

Maîtrisez votre attention

Supprimer un maximum de notifications 

Les notifications incitent au défocus mais nécessitent rarement une attention urgente

• Je ne reçois aucune notification de Slack, de mes emails, ou de WhatsApp. Rien. 

• Exceptions faites pour les appels téléphoniques/messages personnels, car les vraies urgences, si elles se produisent, arriveront par ce canal.

Compartimentez vos journées et préservez du temps pour vous.

• Bloquez des matinées pour vous-mêmes.

  • Réservez des matinées pendant lesquelles vous n'accepterez aucune réunion. Vous pourrez alors consacrer du temps à vos projets, vos actions, vos réflexions. C'est du temps pour vous.

  • De plus, c'est un indicateur clé de performance facile à suivre pour contrôler votre gestion du temps.

• Soyez disponible les après-midis

  • En revanche, restez entièrement disponibles et dédiés à toutes sortes d'interactions : mises à jour de projets, échanges informels, ... c'est votre temps d’équipe.

Thématisez vos journées

Vous pouvez aller encore plus loin et thématiser vos journées afin de ne penser qu’à un seul sujet pour chaque jour de la semaine.

Par exemple :

• Lundi pour les opérations 

• Mardi pour le produit

• Mercredi pour les finances 

• Jeudi pour le service client 

• Vendredi autour du management et des RH

L'objectif principal ici est de maximiser votre capacité d'attention concernant des sujets spécifiques tout en limitant les perturbations extérieures.

Maîtriser les outils de la vie quotidienne

Tous les jours, nous utilisons des outils pour notre travail, et pour notre vie personnelle. Il existe des outils en ligne, des outils mobiles, des outils papier et bien d'autres encore.

Cependant, la plupart du temps, nous ne prenons pas le temps de personnaliser l'expérience que nous avons avec ces outils.

Et pourtant, les outils sont faits pour être utilisés et s'adapter à votre propre système. Pas pour rester avec leurs paramètres par défaut.

Souvent, nous croyons que les outils sont la solution, alors qu'en réalité, c'est le processus et le système qui comptent le plus. 

La base de mon système repose sur trois outils principaux 

• une application de gestion du courrier

• une application de prise de notes

• une application de calendrier

C'est tout. Construisez votre système, choisissez vos outils et adaptez-les à vos besoins !

Gmail

Saviez-vous que vous pouvez traiter 100 emails en 30 minutes sans utiliser votre souris ou votre trackpad sur Gmail ?

Et quand je dis "traiter", cela signifie : répondre et/ou archiver et/ou planifier des actions ultérieures.

Pour cela, il suffit d'investir 1 heure dans les paramètres de Gmail pour créer votre système de gestion de courrier personnalisé.

Quelques paramètres que vous pourriez vouloir mettre en place

• Personnalisez votre boîte de réception en 3 catégories : 

  • Marqués d'une étoile, lorsque vous avez besoin de plus de 2 minutes pour le traiter.

  • Etiquetté “Waiting”, si vous déléguez une action ou attendez une réponse de quelqu'un d'autre.

  • Non lus, pour tous les nouveaux mails entrants

• Configurer votre boîte de réception pour qu'elle affiche la conversation suivante au lieu de votre boîte de réception après toute action sur la conversation dans laquelle vous vous trouvez.

• Activer les raccourcis clavier : 

  • e → archive

  • j → email suivant

  • k → email précédent

  • b → snooze email

  • ⬆️ + # → supprimer l'email

Un gadget, me direz-vous ? 

Peut-être. Cependant, avez-vous déjà mesurer le temps que vous passez chaque jour à interagir par email ?

Je suis convaincu qu'une bonne gestion des emails est un énorme gain de temps.

Note : J'ai découvert ces paramètres après avoir essayé Superhuman Mail App. Configurer votre Gmail fonctionne très bien, pas besoin de payer un supplément pour cela.

Google Agenda

Il n'y a pas de raison de parler de temps si vous n'avez pas d'endroit où enregistrer et planifier votre temps.

L'agenda Google, aussi basique soit-il, vous suffira pour gérer votre emploi du temps.

Utilisez des couleurs pour catégoriser et mieux visualiser vos créneaux horaires (bleu pour les opérations, vert pour le produit, rose pour les RH, rouge pour le sport, jaune pour les tâches personnelles, ...).

Fixez-vous des rendez-vous avec vous-mêmes dans votre calendrier. Personnellement, il y a une plage horaire matinale appelée (réservée) pour mes actions personnelles.

Evernote

Le plus important, c'est de tout prendre en note, surtout lorsqu'il y a une variété de réunions, d'interactions et de réflexions à faire.

Utilisez les tags d’Evernote afin d'associer les notes à des idées et des contextes. 

Les tags sont plus efficaces que les carnets de notes par exemple.

Utilisez votre application de prise de notes pour centraliser toutes vos réflexions et vos productions.

Vous pouvez vous inspirer de la méthode GTD (Getting Things Done).

Utilisez la fonction de recherche d'Evernote (Cmd + j) autant que possible, c'est probablement l'une des meilleures fonctions de recherche que j'ai pu tester par rapport à d'autres outils tels que : Obsidian, Notion, Slite, Bear, Notes pour Mac....

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Conclusion

• Créez des habitudes pour réduire la friction dans la prise de décision

• Centralisez vos efforts et maîtrisez votre concentration

• Maîtrisez 3 outils : email, calendrier et prise de notes.

N'oubliez pas de commencer par créer un système qui vous convient. Ensuite, et seulement ensuite, éloignez-vous des paramètres par défaut.

Avec ces trois hacks, vous avez la possibilité de créer un système qui vous aidera à avancer vers vos objectifs et à utiliser votre temps sans risquer (trop souvent) d'être avalé par un trou noir.